Die wichtigsten Termine, Fristen, Tipps und Services für Aussteller der EXPO REAL

Eine Zulassung als Haupt- oder Mitaussteller ist nur möglich, wenn das anmeldende Unternehmen in die offiziellen Ausstellungsbereiche (Nomenklatur) der EXPO REAL eingeordnet werden kann. Alle angemeldeten Unternehmen werden durch die Projektleitung auf Ihre Zulassungsfähigkeit hin geprüft.

Unternehmen, die den Ausstellungsbereichen nicht zugeordnet werden können, werden nicht als Aussteller zugelassen. Bitte prüfen Sie daher vor Ihrer Online-Anmeldung, ob Sie einem der zulassungsfähigen Ausstellungsbereiche zuzuordnen sind und dies auch über eindeutige Referenzen nachgewiesen werden kann.

Zur EXPO REAL können nur Aussteller zugelassen werden, die mindestens einem der in der Nomenklatur aufgeführten Ausstellungsbereichen zuzuordnen sind und deren Angebot mindestens einem der bei diesen Ausstellungsbereichen aufgeführten Nomenklaturpunkten entspricht.

Die aktuellen Ausstellungsbereiche der EXPO REAL inklusive ihrer Definitionen finden Sie auf der Seite Aussteller & Branchen .

1. Die Online-Anmeldung für Haupt- sowie Mitaussteller zur EXPO REAL 2023 steht Ihnen ab Februar 2023 online über die Seite Anmeldung & Preise zur Verfügung.

2. Der Anmeldeschluss für Hauptaussteller ist Freitag, der 24. März 2023. Auf Basis der bis dahin eingegangenen Anmeldungen wird die Aufplanung der Hallenflächen vorgenommen.

Die Anmeldung zur EXPO REAL 2023 ist nicht rechtsverbindlich, d. h. eine Rücknahme der Anmeldung ist bis zur Bestätigung des Platzierungsvorschlags kostenfrei möglich.

Bitte beachten Sie, dass eine Reservierung von bestimmten Standflächen vorab zur Online-Anmeldung sowie bei der Anmeldung selbst nicht möglich ist. Gerne können Sie jedoch innerhalb der Anmeldung Ihre Wünsche angeben und wir prüfen im Rahmen der Aufplanungsphase, inwieweit wir Ihren Standwunsch realisieren können.

Wichtig: Der Ansprechpartner, der für die Organisation der Messe verantwortlich ist, muss sich zuerst für das Anmelde-System registrieren bzw. einloggen (Messe München Account anlegen). Wenn bereits ein Messe München Account (Zugangsdaten zum Aussteller-Shop oder der Online-Anmeldung) angelegt wurde, melden Sie sich bitte mit der E-Mail-Adresse und Ihrem individuell gewählten Passwort an. Sollten Ihnen keine Zugangsdaten vorliegen, registrieren Sie sich bitte neu. Auch später haben Sie jederzeit die Möglichkeit sich mit Ihrem Messe München Account einzuloggen. Unter „Anmeldung“ finden Sie eine Übersicht Ihrer gesendeten Anmeldungen pro Standfläche.

Elektronischer Rechnungsversand: Alle Aussteller haben die Möglichkeit innerhalb der Anmeldung eine e-Billing E-Mail-Adresse für einen elektronischen Rechnungsversand zu hinterlegen. Bitte nutzen Sie hierfür eine allgemeine E-Mail-Adresse, wie beispielsweise: rechnungen@firma.de .

Sämtliche Mitaussteller müssen vom Hauptaussteller der Projektleitung bekannt und angemeldet werden.

Bitte tragen Sie vor Anmeldung alle Mitaussteller in folgendes Formular "Bekanntgabe Mitaussteller" und senden Sie dieses an exhibitor@exporeal.net .

Der Hauptaussteller erhält nach seiner Hauptaussteller-Anmeldung einen Link – die Mitaussteller URL. Über die Mitaussteller-URL kann der Hauptaussteller für seine angemeldete Fläche eine Mitaussteller Online-Anmeldung absenden.

Wichtiger Hinweis: Der Hauptaussteller kann im Anmeldeformular auswählen, ob die Abschlussrechnungen der mitausstellenden Unternehmen an die Firmen- und Rechnungsanschrift des Hauptausstellers gehen sollen oder direkt an die Mitaussteller.

Bitte beachten Sie, dass unabhängig von der o. g. Auswahl durch den Hauptaussteller folgende Gebühren der Mitaussteller immer dem Hauptaussteller in Rechnung gestellt werden:

– die Gebühr für den obligatorischen Kommunikationsbeitrag

– die Gebühr pro Mitaussteller (in Abhängigkeit zur Staffelung)

Wünschen Sie eine abweichende Rechnungsanschrift melden Sie sich unter exhibitor@exporeal.net .

Laut der Besonderen Teilnahmebedingungen (B) (s. Paragraph B 5) ist eine Rechnungsumschreibung gegen eine Gebühr von 200,00 EUR nur dann möglich, wenn sich – im Vgl. zur Anmeldung – der Firmenname, die Rechtsform oder die Adresse des Rechnungsempfängers geändert haben.

1. Der Versand des Platzierungsvorschlags erfolgt ab Anfang Mai 2023 – voraussichtlich ab dem 2. Mai 2023.

2. Durch die Bestätigung des Platzierungsvorschlags an die Messe München wird die Anmeldung rechtsgültig. Ab diesem Zeitpunkt fallen bei einer Stornierung Ihres Messeauftrittes Stornogebühren an.

Der Versand der Platzierungsvorschläge erfolgt per E-Mail an die E-Mail-Adresse der Person, die im Rahmen der Anmeldung unter „Ansprechpartner (Messeorganisation)“ hinterlegt wurde und der für organisatorische Belange in Zusammenhang mit Ihrer Messebeteiligung zuständig ist. Der Platzierungsvorschlag enthält sowohl einen Link zum Hallenplan, in welchem Ihr Stand platziert wurde, als auch eine Übersicht aller Termine und Fristen. Der Platzierungsvorschlag wird im HTML-Design angelegt. Dadurch kann es möglicherweise aufgrund von Standardeinstellungen in Ihrem Programm zu Darstellungsproblemen der E-Mail kommen. Falls Ihr E-Mail-Programm eingehende E-Mails standardmäßig nicht im HTML-Format anzeigt, finden Sie am Anfang des Platzierungsangebots einen Link, der zur vollständigen Darstellung im HTML-Format führt.

Bei Fragen zum Platzierungsvorschlag wenden Sie sich bitte an die EXPO REAL Projektleitung . Bitte melden Sie sich zu Ihrem Platzierungsvorschlag fristgerecht zurück, indem Sie diesen über den Button bestätigen oder ablehnen.

Um eine korrekte Rechnung (mit oder ohne die gesetzliche, deutsche Mehrwertsteuer) ausstellen zu können, müssen Hauptaussteller aus dem europäischen Ausland in der Anmeldung zwingend eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) angeben. Bitte erfragen Sie diese, sofern Ihnen nicht bekannt, bei Ihrer Finanzabteilung. Sollte Ihr Unternehmen über keine gültige und für den EU-Handel freigeschaltete USt-ID verfügen, wählen Sie das hierfür vorgesehene Feld im Anmeldeformular aus. Auch bei fehlender USt-ID müssen die Felder „Handelsregistereintrag“ und „Land“ trotzdem ausgefüllt werden, damit die Anmeldung erfolgreich abgeschlossen werden kann.

Umsatzsteuerberechnung bei Mitausstellern (Partnerfirmen)

Bitte beachten Sie, dass von der Messe München GmbH erbrachte Leistungen an Mitaussteller in manchen Fällen der deutschen Mehrwertsteuer unterliegen können – und dies unabhängig davon, ob die Mitaussteller eine gültige USt-ID in der Mitausstelleranmeldung angegeben haben. Dies liegt daran, dass Mitaussteller – im Gegensatz zu Hauptausstellern – kein Leistungsbündel (Definition s. u. sowie Paragraph B 4 der Besonderen Teilnahmebedingungen) bei der Messe München GmbH buchen. Definition Leistungsbündel: Werden von der Messe München GmbH neben der Überlassung von Standflächen eine Reihe weiterer Leistungen (mindestens drei) an Aussteller erbracht, handelt es sich um eine „einheitliche Leistung“. Damit bestimmt sich der Ort nach § 3a Abs. 2 UStG. Dieser Absatz besagt, dass sofern beide Vertragspartner (also die Messe München GmbH und der Aussteller) Unternehmer sind, die Leistung an dem Ort ausgeführt wird, von dem aus der Leistungsempfänger (= Aussteller) sein Unternehmen betreibt. Somit unterliegt die Leistung bei ausländischen Unternehmen, die o. g. Voraussetzung erfüllen, nicht der deutschen Mehrwertsteuer. Kommt der Aussteller aus der EU, aber nicht Deutschland, muss die Messe München GmbH vor Rechnungserstellung über eine gültige USt-ID Nummer des Ausstellers verfügen, um eine Rechnung ohne deutsche Mehrwertsteuer ausstellen zu können.

Handelt es sich um keine einheitliche Leistung (Standfläche zzgl. mind. drei weitere Leistungen), handelt es sich bei jeder Leistung um eine selbstständige Leistung, die umsatzsteuerrechtlich einzeln zu betrachten ist (z. B. Überlassung von Parkplätzen auf dem Messegelände und Überlassung von Ausstellerausweisen unterliegen immer der deutschen MwSt.). Dies betrifft die Mitaussteller der EXPO REAL.

Es ist darauf hinzuweisen, dass manche Einzelleistungen in Deutschland nicht steuerbar sind. Voraussetzung hierfür ist, dass es sich beim Leistungsempfänger um einen Unternehmer handelt und die Messe München GmbH zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung über eine gültige USt-ID-Nummer verfügt, sofern der Leistungsempfänger seinen Sitz in der EU hat.

Die Aussteller-Shop Zugänge für alle Aussteller der EXPO REAL 2023 werden ab Mitte Juni 2023 versendet. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Aussteller-Shop-Seite .

Ausstellerausweise können ab Mitte Juni im Aussteller-Shop bestellt werden. Loggen Sie sich in den Aussteller-Shop ein und wählen Sie die Kategorie „Ausweise und Tickets“, um mit dem dort hinterlegten Link in das Bestellsystem zu gelangen. Alle bestellten Ausstellerausweise können erst nach erfolgreicher Personalisierung verwendet werden.

Die Teilnehmer der EXPO REAL wünschen personalisierte Tickets mit Firmierung. Die hierfür benötigten personenbezogenen Daten werden bei der betroffenen Person selbst erhoben, die hierfür den entsprechenden Personalisierungslink für das Ticket persönlich zugeschickt bekommt. Durch diese Datenerhebung bei der betroffenen Person selbst trägt die Messe München GmbH insbesondere den Grundsätzen der Transparenz und Richtigkeit gem. Art. 5 DSGVO Rechnung. Eine Veröffentlichung der angegebenen Kontaktdaten (insb. E-Mail-Adresse) erfolgt nur im Fall einer freiwilligen und widerrufbaren Einwilligung durch die betroffene Person im Rahmen der Anmeldung.

Die Datenschutzhinweise der Messe München GmbH finden Sie hier .

Hauptaussteller haben die Möglichkeit, dass Ihnen laut Platzierungsvorschlag kostenfrei zustehende Kontingent an Ausstellerausweisen an Ihre Mitaussteller zu verteilen. Hierbei ist das Kontingent an die jeweils angemietete Fläche gebunden. Wie viele kostenfreie Ausweise Ihnen als Hauptaussteller zur Verfügung stehen, wird Ihnen im Zuge des Versands der Platzierungsvorschläge innerhalb einer Aufstellung mitgeteilt.

Bitte übersenden Sie Ihren Verteilungsschlüssel bis spätestens Donnerstag, den 12. Oktober 2023 per E-Mail an die Projektleitung der EXPO REAL unter Verwendung der E-Mail-Adresse exhibitor@exporeal.net .

Verteilungsschlüssel, die ab dem 13. Oktober 2023 bei der Projektleitung eingehen, werden unter Erhebung einer Verspätungspauschale von 200,00 EUR bearbeitet. Die verteilten Ausstellerausweise werden in der Abschlussrechnung entsprechend berücksichtigt und verrechnet. Nachgängige Verteilungen von Ausweis-Kontingenten an Mitaussteller sind nach erfolgter Erstellung der Abschlussrechnung im November 2023 ausgeschlossen.

Der Start für die Frühbucher-Anmeldung für Startups ist der 2. Mai 2023. Die Frühbucher Deadline läuft bis zum 29. Juni 2023. Während des Anmeldezeitraums kann sich ein zulassungsfähiges Startup zum Vorteilspreis von 7.190,00 € anmelden.

Im Zeitraum von 30. Juni bis 17. August 2023 können sich Startups zum Preis von 7.590,00 € für die Tech Alley anmelden. Ab dem 31. August 2023 ist keine Anmeldung mehr möglich.

Die Anmeldung und mehr Informationen finden Sie auf unserer Startup-Seite .

Für sämtliche Messestände ab 20qm wird eine Freigabe des Standes hinsichtlich der Logo- und Standpartner von der Projektleitung erteilt.

Standpläne, aus welchen sämtliche Logo- und Standpartner ersichtlich sind, müssen bis spätestens 31. August 2023 bei der Projektleitung zur Freigabe eingereicht werden. Bitte reichen Sie diese Pläne per E-Mail bei exhibitor@exporeal.net ein.

jl.medien GmbH
Inselkammerstr. 5
82008 Unterhaching
E-Mail: info@exporeal-mediaservices.de

TRADEFAIRS.com
DER Touristik Deutschland GmbH
Emil-von-Behring-Straße 6
60424 Frankfurt am Main
E-Mail: service@tradefairs.com

EUROKONGRESS GmbH
Congress + Event + Exhibition Management
Schleissheimer Str. 2
80333 München
E-Mail: info@eurokongress.de

TM Quadrat GmbH
Karlsplatz 5
80335 München
E-Mail: info@tmquadrat.de

royalmedia® GmbH & Co. KG
Rosenheimer Straße 139
81671 München
E-Mail: kontakt@royal-media.de

Im Projektverlauf können diese Dienstleister im Auftrag der Messe München GmbH / EXPO REAL zu veranstaltungsbezogenen Themen mit den Ausstellern der EXPO REAL Kontakt aufnehmen.